Фактически каждая компания может извлечь выгоду из Business Intelligence, через умное использование информационных технологий (ИТ). Это могло бы выражаться в наличии списка предыдущих клиентов, для восстановления контакта с ними, чтобы таким образом попытаться повторно сотрудничать с ними, или это могла бы быть маленькая база данных склада, который Вы держите, таким образом вам не придется просматривать полки, когда потенциальный клиент звонит, чтобы спросить, имеется ли в наличии какой-нибудь товар. Главное заключается в том, чтобы ваша ИТ система работала для Ваших лучшие преимуществ, когда Вы нуждаетесь в них, не вызывая слишком много проблем ни в корректировке ваших методов работы или в банковском сальдо.
Когда Вы - одна или две группы людей, ИТ легок с одним или двумя дешевыми компьютерами и простыми готовыми приложениями, то Вы с работой можете справиться легко. Но, если у вас нет хорошо продуманной политики ИТ, легко работать, думая, что все идет хорошо и Ваша система не помогает столько, сколько она могла, или даже что она активно сдерживает Вас.
Вот как обстоит дело с растущими компаниями. Когда Вы растете Вы накапливаете больше сотрудников, чьи ИТ потребности удовлетворяются новыми, дешевыми компьютерами, купленными с полки розничного магазина. Компьютеры идут с различными версиями Windows и Office, которые у Вас уже есть и которым в Вы уже пользуетесь несколько лет. Компьютеры не говорят между собой и, если Вы неудачны, ни один не делает людей.
Вы покупаете небольшой сервер, чтоб попробовать подсоединить к сети компьютеры, но приложения, которые Вы используете остаются на отдельных компьютерах, каждый со своими данными. К настоящему времени Вы выросли с того момента, когда начинали, поэтому виртуальная доска, которую Вы использовали до этого для держания всех в курсе важной и новой информацией не читается некоторыми и не обновляется другими.
Вы пытаетесь заставить каждого хранить их данные на сервере, но безопасность - проблема. Или люди не могут добраться до данных и документов или у людей есть доступ к документам, которые должны оставаться частными. Люди создают свои собственные электронные таблицы для хранения дополнительных данных, которые не вписываются в стандартное применение, которое Вы используете для управления Вашим бизнесом. Это означает, что они должны ввести некоторые данные дважды - один раз в основное приложение и снова в электронную таблицу.
Человеческая натура такова, что некоторые из дважды внесенных данных содержат ошибки. (У всех данных есть ошибки, но внесение их дважды удваивает шанс неправильного их понимания.) Хуже, когда электронные таблицы отправляются по электронной почте и никто не знает, какая именно таблица содержит самую актуальную информацию.
Знание о наличии проблем с некоторыми данными, делает некоторых сотрудников излишне предосторожными и они проводят слишком много времени, проверяя данные и недостаточно времени, делая их собственную работу. Другие сотрудники, неосознающих проблему, ошибочно верят данным, которые они получают от компьютеров и обещают клиентам вещи по неправильной цене или те, которые не смогут доставить.
Неправильные решения принимаются или, возможно, ни одно решение не принимается, потому что люди не уверены в данных или некоторые жизненноважные данные не доступны, когда это необходимо. В любом случае ваши ИТ-системы стали помехой, а не помощью.
Что-то из этого кажется Вам знакомым?
Для менеджеров легче предположить, что все люди, которых они нанимают, знают, как использовать компьютеры. Они не должны. Многие даже не знают, как щелкнуть правой кнопкой мыши, не говоря уже об относительных преимуществах различных форматов файла. Это также очень легко для людей, привыкших к домашним компьютерам, которые используют рабочий компьютер таким же образом – храня все их документы в папке «Мои Документы», помещая картинки детей или собак на рабочем столе, не упоминая уже о проведении всего ланча в поисках дешевого отдыха в Интернете.
Обеспечение политики IT могут помочь создать профессиональный вид (единый “корпоративный стандартный” рабочий стол, заставка, почтовая подпись, шаблон письма, и т.д.). Это может также помочь способствовать людей быть продуктивными. Например, Вы могли бы принять решение о прекращении сотрудниками прослушивания их личного аудио или видео материала, даже в обеденный перерыв, так как это замедляет других людей, которые пытаются работать. Просто будьте осторожны, что Вы не останавливаете от просмотра аудио и видео, которое им нужно для работы.
Другим ключевым элементом является заставить каждого поместить данные в общее место так, чтобы каждый смог найти необходимую ему информацию. Если вы столкнетесь с возмущением, объясните, что данные компании и документы принадлежат компании, а не отдельным лицам. Храните все в сети, а не на компьютере, в нужных папках и помечайте файлы с соответствующими метаданными.
ИТ-консультант сможет проконсультировать Вас по поводу составления документа "Использования сети", который определяет, как Ваши сотрудники должны использовать компьютерные системы компании, и в установке Групповой Политики и других инструментов, которые поддерживают эти стандарты.
Когда люди думают о файлах как об “их”, а не “компании”, они часто держат их на их собственном компьютере пока работают над ними и затем посылают их по электронной почте людям. Тот человек тогда редактирует немного файл и передает его кому-то еще. Они добавляют примечание или изменяют форматирование и сохраняют другую копию.
Другой проблемой, против которой Вы должны принять меры, является тенденция для “небольших систем”, чтобы быть созданный повсеместно – электронная таблица, чтобы проанализировать счета в ней, базу данных Access - для хранения запросов на обслуживание. Каждая отдельная система разработана с благими намерениями, но каждый приносит с ним его собственные потребности в резервной копии, обслуживании и поддержке, а также возможность неправильного внесения данных.
Имена клиентов и адреса напечатаны во многих различных системах с немного различным правописанием. Идентификационные номера проекта неправильно напечатаны в одной системе, назначая обслуживание запросы от одного проекта до другого несвязанный. Распутывание таких ошибок может быть дорогостоящим и трудоемким. Если потребности бизнеса меняются, Вам, возможно, придется изменить некоторое количество этих маленьких систем для того, чтобы справиться. Когда Вы нанимаете нового сотрудника в штат, он должен быть обучен как работать со всеми “небольшими системами”. Можете Вы быть уверенными, что Вы знаете где все “небольшие системы” хранят свои данные и что они поддерживаются?
Хорошие основы ИТ-системы являются существенными, если они хотят расти вместе с вашей компанией. Жизненной силой компании является ее данные. Если Вы потеряли данные о всех Ваших акциях вы не будете знать, что Вы должны продать. Если Вы потеряли все свои данные о счетах-фактурах, вы не будете знать, какие клиенты должны Вам деньги.
Жизненно важно бережно хранить эти данные. Когда Вы строите или покупаете бизнес систему, Вы хотите удостовериться, что у нее есть за собой устойчивая промышленная база данных. Microsoft SQL сервер - одна из тех систем, которая разработана для простой поддержики. Если произошли сбои в питании или сломался жесткий диск то Ваши данные надежно сохранены в SQL Server. Когда система восстановилась, то Ваши данные вернулись вплоть до последней операции, которая произошла перед сбоем.
Редкий случай, если Вам придется восстанавливать данные из резервной копии. Если Вы строите SQL Сервер правильно, он не остановится даже если жесткий диск выйдет из строя. Сервер просто предупреждает Вас о проблеме, и Вы меняете неисправный диск, когда можете, даже не прекращая работу сервера. Системы баз данных, предназначенных для персональных компьютеров не смогут обеспечить Вам безопасность или масштабируемость SQL Server. SQL Server работает на смартфонах, ноутбуках, персональных компьютерах и серверах для рабочих групп, отделов и компаний - вплоть до многоабонентских, транснациональных корпораций с петабайтами данных.
Когда вы храните деловые документы, такие как письма, предложения и доклады, то полезно иметь структурированный способ организации информации. Вы можете создать папки для проектов в Вашей сети и поместить туда все, что связано с проектами. Но доступ к этим данным в будущем может быть проблематичным. Что делать, если Вы знаете имя человека в нужном вам документе, но не знаете о чем этот проект? Из-за того, что все Ваши документы отсортированы по проектам, это может занять некоторое время, чтобы найти нужную вам информацию.
Это одна из областей, где Microsoft SharePoint может помочь. SharePoint представляется для пользователей в качестве внутреннего сайта. Он хранит свои данные в SQL Server, что является безопасным, и это объединяет их в тесном сотрудничестве с Microsoft Office. SharePoint позволяет Вам устанавливать Document Libraries (Библиотеки Документа), чтобы хранить документы Office и это помечает каждое слово в этих документах, так что Вы можете найти их снова почти мгновенно, какие бы слова или фразы Вы ни искали.
Вы можете также можете улучить использование метаданных из своих офисных документов в SharePoint так, чтобы данные становились видимыми в списке документа. Вы получаете такие метаданные, как Название и Автор автоматически, но Вы можете добавить дополнительные колонки для других данных, такие как ID Проекта или Имя клиента. Эти части данных могут быть захвачены либо в панели Свойство Документа в Word или так же, как часть текста документа, таким образом создавая документ и сохраняя его в SharePoint, который автоматически выберет необходимые данные для колонок SharePoint, где они могут использоваться для сортировки, группировки или отбора
SharePoint также позволяет Вам определять быстрые списки данных и добавлять их к Вашей внутренней сети. Эти списки могли бы быть внутренним телефонным справочником, календарем праздников компании, местонахождение внешнего торгового персонала – любые данные, которые используются в Вашей компании. Если у вас есть печатные списки, которые должны быть скопированы и распространены или виртуальная доска заполнена важной информацией, это может быть лучше сделано в SharePoint.
Списки и библиотеки документов SharePoint могут быть тщательно защищены таким образом, что только люди, которые должны иметь доступ к некоторым данным имеют к ним доступ. Поиск SharePoint быстрый и легкий и люди только видят результаты поиска, если у них есть доступ к основному списку или документу, таким образом, Вы не должны волноваться об уязвимости данных, которые предостовляются в результате поиска.
Вы не должны покупать дорогие копии SharePoint или SQL сервера, чтобы использовать эти технологии. Есть бесплатная версия SharePoint, которая называется SharePoint Foundation, и она использует безплатную версию SQL Server Express в качестве своего хранилища данных. Если Вы переросли SQL Server Express (максимально 4 ГБ в любой базе данных), или нуждаетесь в больших потребностях - Вы можете легко обновить свою версию до SQL Server Workgroup, Standard или Enterprise и от SharePoint Foundation к его платному большему брату SharePoint Server.
Вы можете также арендовать SQL сервер, организованный Microsoft в облаке как часть Windows Azure, в то время как SharePoint - неотъемлемая часть Офиса Microsoft 365 наряду с Exchange и Lync. Аренда размещенных на облаке услуг означает, что Вы можете заплатить фиксированный месячный или годовой платеж вместо больших капитальных затрат для приобретения сразу. Вы не должны покупать дорогое серверное оборудование и большая часть работы по администрированию значительно упрощены или даже исключены в целом, поскольку сотрудники Microsoft заботятся об обыденных задачах таких как резервное копирование и обслуживание.
SQL сервер поставляется с инструментами отчетности и анализа, которые могут быть бесплатными, но являются также очень мощными. Службы отчетов SQL Server и Report Builder позволяют вам создавать отчеты о Ваших данных, чтобы посмотреть или напечатать, когда Вы хотите. Вы также можете получать их по электронной почте на регулярной основе.
Вы можете также проанализировать данные SQL сервера, используя Excel и опубликовать Ваш анализ в SharePoint, чтобы сделать его доступным для других людей в Вашей компании. Такой анализ не должен быть статичным. Когда Вы опубликовываете документ Excel в SharePoint, Вы можете сделать страницу SharePoint интерактивной с PivotTables, диаграммами и Slicers так, чтобы люди могли исследовать его далее, и данные постоянно будут обновлятся и будут всегда актуальными.
Новые инструменты Excel, такие как Power Query, Power Map, PowerPivot and Power View предоставляют огромные возможности для изучения и визуализации данных, а также данных, объединенных из разнородных систем, в том числе общедоступных данных из других источников. Все это может помочь найти новые и интересные идеи.
Реализация таких систем как SharePoint и SQL Server Reporting Services может означать, что более квалифицированный персонал может сделать больше для себя, создавая свои собственные внутренние сайты и отчеты практически без участия ИТ-отдела. Сотрудники ИТ создают основу, для того, чтоб это стало возможным, но не должны быть вовлечены в это на постоянной основе.
Подход самообслуживания помогает снизить затраты ИТ – снизить нагрузку на ИТ отдел, таким образом, они могут сделать больше с меньшим количеством штата – это позволяет бизнесу быть более гибким, приспосабливаясь к изменяющимся требованиям, не дожидаясь ИТ-отдела. ИТ-отдел должен в некоторой степени предвидеть потребности, опережая потребности бизнеса так, что, когда бизнесу потребуется некоторый механизм он будет иметь возможность получить его.
Примером может быть Ключевые показатели эффективности (KPI). Развивающийся бизнес может хотеть установить целевые показатели по продажам, удовлетворенности клиентов или даже количество товаров за час, которые сходят с конвейера - на самом деле любое значение, которое значимо в бизнесе. Если у Вас есть цель, Вы хотите знать, достигните ли Вы этой цели или превзойдете ее и как это "выполнение" меняется с течением времени. Вы стали лучше или нет?
Если сбор этих ключевых показателей эффективности и донесения их до персонала занимает время и усилия то разумно предположить, что этот процесс может быть автоматизирован в некотором роде, и ИТ-отдел мог бы ожидать эту потребность и тем самым установить и настроить PerformancePoint Services on SharePoint Server.. Это позволяет бизнесу определить ключевые показатели эффективности и цели, а потом организовать их в информационные панели или системы показателей.
Такие группы показателей как цифры с графическими индикаторами, такими как «светофор» и позволяют пользователям углублятся в процесс изучения, чтобы при желании увидеть больше деталей. Системы показателей публикуются на веб-страницах с помощью SharePoint, так что любой, кто имеет доступ может увидеть их и узнать, как их отдел или компания в целом работает - где все нормально, а где требуется улучшение.
ИТ-отдел должен проделать большую работу: установить PerformancePoint Services и настроить его для подключения к бизнес-данным. После этого руководители департаментов и директора могут решить, какие цели и ключевые показатели эффективности настроить и как отобразить их в системе показателей. Единственный раз, когда ИТ-отдел может быть вовлечен - это консультирование как получить некоторые более сложные измерения для KPIs более эффективно.
Для небольшой компании, Вы можете использовать PowerPivot в Excel для определения ключевых показателей эффективности во многом точно так же и хранить эти файлы в SharePoint или SharePoint Online через Офис 365 таким образом, чтобы каждый, кому нужно мог видеть, как они, их отдел или вся компания достигает поставоенных целей.
Компьютерные системы могут вырасти и стать черной дырой для данных. Вы тратите весь день печатая информация в них, но получаете очень мало от этого. Когда компания растет, то становится все более и более важным, чтобы персонал смог найти необходимую им информацию и чтобы информация была представлена в досутпном для понимания формате. Бесполезно иметь доступ к большому количеству данных, если они - просто набор чисел.
Неудивительно, что агентство Forrester Research определяет Business Intelligence как «набор методологий, процессов, архитектур и технологий, которые преобразовывают исходные данные в необходимую и полезную информацию, чтобы достичь более эффективные стратегические, тактические и оперативные цели и принятия решений».
Анализ и отчетность могут почти всегда улучшаться, но Вы не хотите тратить много времени и денег для поиска данных, которые Вам нужны сегодня, в то время как меняющиеся бизнес требования означают, что вам нужны различные данные на следующей неделе или в следующем месяце. SQL Server, Report Builder, Excel, Power Pivot, Power View, Power Map, SharePoint and Visio все эти программы могут помочь Вам. Все вместе они дают вам простые в использовании инструменты для анализа и визуализации данных чтоб сделать их «живыми».
Немного подучившись, сотрудники должны быть в состоянии использовать эти инструменты для разработки своих собственных отчетов или представлений данных и публиковать их с помощью SharePoint, чтобы другие люди всегда могли найти их при необходимости получения точной и актуальной информации. Централизованное публикации отчетов и результатов анализа помогает сократить количество потраченных впустую усилий, которое может произойти, если несколько человек хотят получить аналогичную информацию, но никто не знает, что другой человек уже сделал эту работу.
Если Ваши коммерческие данные хранятся в SQL Server, Вы можете использовать SQL Server Reporting Services (SSRS) для обслуживания многих ваших требований к отчетности. SSRS отчеты легко создаваемы, но в тоже время имеют мощный функционал. Бесплатный инструмент Report Builder или Business Intelligence Design Studio (BIDS) может быть использован начинающими или опытными пользователями соответственно для создания табличных или матричных отчетов. Они могут также включать спарклайны, панали данных, индикаторы, датчики, диаграммы или карты и имеют выпадающие списки, чтобы показать более подробную информацию или гиперссылки на другие отчеты.
Например, вы можете настроить матричный отчет, в котором кратко суммируются продажи за месяц по типу продукта и географическому району. В отчете можно задать два параметра, месяц и год, который по умолчанию будет текущий месяц и год, но может быть установлен пользователем на любое значение, чтобы увидеть исторические данные. В отчете может быть диаграмма для представления информации графически и в числах. Там могут быть представлены тенденции на истекший год, показанные в спарклайнах с номерами и красными, желтыми и зелеными индикаторами, чтобы показать были ли цифры ниже или выше цели для каждой категории.
Нажатие на любой тип продукта приведет Вас к другому отчету, который покажет подробные продажи для того или иного продукта в течении выбранного месяца. При публикации этого отчета в SharePoint любой пользователь, имеющий доступ к этой библиотеке отчетов, будет иметь возможность запускать отчет всякий раз, когда он хочет, и настроить подписку на отчет, чтоб он приходил по электронной почте на регулярной основе.
Если у Вас большие объемы данных для анализа, больше, чем поместится в Excel, Вы можете использовать Power Pivot для Excel. Это приложение соединяется с SQL Server, чтобы захватить и анализировать сотни миллионов рядов данных на Вашем компьютере. Power Pivot будет объединять несколько таблиц данных, даже из различных источников данных, чтобы дать специальный анализ с использованием знакомых уже PivotTable и Slicer tools.
Power View позволяет создавать интерактивные диаграммы, графики и другие визуальные представления данных в Excel. Это позволяет пользователям исследовать данные для поиска интересных аспектов, которые они не смогли найти среди сырых чисел. Power Map позволяет сопоставить Ваши географические данные на любом уровне от мирового до одной улицы. Вы можете построить расходы клиентов по категориям и странам и добавить во временные данные, чтобы увидеть, как меняются эти данные со временем.
АнимированНые и цветные панели, пятна и пузырьки преобразуют данные в значимое отображение, которое принесет жизнь Вашим данным.
Если вы серьезно относитесь к анализу производительности и тенденции в Вашей компании, то SQL Server Analysis Services (SSAS) является первоклассным с точки зрения соотношения мощности к цене. SSAS позволяет настроить хранилище данных, которая собирает миллионы данных, агрегируя их в кубы данных.
ИТ-отдел вашей компании может сотрудничать с внешними консультантами для настройки SSAS, что проводить анализ данных на регулярной основе (от месяца до каждых десяти минут) и SSAS будет расчитывать все статистические данные как для текущих значений так и для значений, котороые имеют исторические тенденции.
Когда Вам нужны данные, то Вам не нужно ждать пока миллионы строк будут загружены и триллионы агрегаций будет выполнено. Вы можете использовать данные SSAS в Excel, Power Pivot, SSRS отчетах, SharePoint и многих других системах. Полная версия SSAS входит в SQL Server Enterprise Edition, но Standard edition содержит многие из основных функций SSAS.
Более детально Power Pivot мы рассмотрим в отдельной статье, которую Вы можете скачать с сайта PC Pro.
Когда в Вашей компании работает более 200 сотрудников, вы можете не знать всех в Вашем отделе, не говоря уже про каждого сотрудника в компании. Поиск подходящего сотрудника, который мог бы помочь Вам с проблемой может занят время, которое можно было бы лучше потратить. SharePoint сервер включает в себя сервис "Мои страницы", который позволяет каждому пользователю описать себя для всей компании. Также описываете Ваши навыки и интересы. Вы можете вносить проекты, над которыми Вы работали. Есть инструменты, которые помогут Вам автоматически найти Вашего менеджера, коллег и помощников и устанавливать связи между ними.
Каждый сотрудник может использовать инструмент поиска SharePoint сервера, чтобы найти людей с нужными навыками или знаниями. Если Вы знаете кого-то, кто может помочь с «нормативными соответствиями» и знает о «XYZ Проект», вы просто вводите в строку поиска перечень наименований терминов и реквизитов - всего лишь пару из щелчков и Вы найдете нужного сотрудника, даже если он работает в другом здание, городе или континенте. Вы будете также видеть индикатор присутствия, который показывает зеленый, если сотрудник в настоящее время онлайн.
Если у вас есть Microsoft Lync Server, или Office 365, Вас бы заинтересовала бы информация как Lync и Office 365 мошут интегрироваться с Outlook, чтобы прочитать календарь сотрудника. Индикатор присутствия может быть красным для сотркдника и во всплывающей подсказке для него, читаем: «На встрече до 14.00; Вне офиса с 14.00 до 16.00; Свободен после 16.00».
Затем Вы бы знали, что не стоит звонить сейчас сотруднику и Вы могли бы отправить письмо на почту вместо звонка или если Ваш вопрос срочный, Вы могли б посмотреть нет ли другого коллеги, который мог бы помочь сразу же. Lync также позволяет отправлять безопасные мгновенные сообщения любому коллеге, сотрудничать с ними, делясь любым приложением, работающем на компьютере или проводить аудио- или видео-конференции с ними всеми с помощью одного щелчка мыши.
Вы можете объеденить Lync Server или Office 365 учетные записи с общедоступной сетью Skype от Microsoft для голосовых вызовов и видеовызовов. Вы даже можете интегрировать с Вашим телефоном или Voice-over-IP (VoIP) сервисом для возможности звонить на любой номер телефона просто щелкнув мышью на чье-то имя.
Деньги на обучение почти никогда впустую не тратятся. Это не должны быть большие суммы, но все, что вы потратили, как правило, возвращается к Вам в виде увеличения производительности, лучших результатов или просто удовлетворенности персонала - которые тратят меньше времени и остануться в компании дольше.
Не думайте, что все, кого Вы принимаете на работу могут использовать компьютер или что они могут получить лучшее из него. Даже, по-видимому простые приложения, такие как Microsoft Word, на самом деле невероятно мощный инструмент, и большинство людей даже не могут представить, что он может делать.
Если кто-то является "работником умственного труда" - сбор информации из многих источников в документы - в состоянии создавать хорошо выглядящие документы быстро является ключом к их производительности. Если они могут более эффективно использовать инструментарий, который у них есть, то от этого будут только выгоды. Excel, Visio, PowerPoint, даже Outlook - все они имеют скрытые функции и трюки, чтобы использовать и ловушки, чтобы избежать их.
Подавляющее большинство сотрудников в каждой компании узнают много нового от нескольких часов до целого дня занятий с профессиональным тренером. Рассмотрите вопрос о приеме тренера в Ваш офис, который даст краткий курс по программе, группам, которые используют ее, как она работает и как ее использовать.
Некоторым сотрудникам потребуется больше подготовки, чем другим или больше времени, чтобы «акклиматизироваться» к использованию нового инструмента. Вы можете отправлять одного или нескольких сотрудников на продолжительное внешнее обучение по использованию Службы отчетов SQL Server, чтобы получить серьезные глубкие знания. Другие сотрудники могли бы только изучать онлайн-курс о том, как использовать Report Builder.
Если сотрудник просто использует отчеты, построенные другими, то ему, вероятно, нужно только пять минут для кого-то, чтобы он показал как это делается, но вы не должны считать, что, поскольку сотрудники имеют доступ к серверу отчетов, то они знают, как найти отчет, когда им это необходимо или как создать рассылку отчета, чтобы он доставлялся по расписанию. Некоторые сотрудники просто не хотят видеть кнопку "Создать подписку", если им не показать ее.