Независимо от того, трансформируете ли вы организацию или просто хотите улучшить взаимодействие, практики по устранению временных затрат и по оптимизации управления проектами всегда возглавляют ваши мысли.Итак, какие методы следует использовать для экономии времени? И какие старые практики пора отправить на свалку?

Мы попросили технических лидеров поделиться их фирменными советами по устранению временных затрат и укрощению вредных привычек. Они предложили конкретные советы по устранению препятствий для успеха, а также широкие методы для успешной продуктивной работы без задержек.

Их рекомендации включают в себя внедрение современных технологий сотрудничества для улучшения связи, выявления проблем и быстрого перехода от неудавшихся проектов и услуг.

Хотите увеличить продуктивность времени, проведенного в вашей организации? Читайте следующие профессиональные советы.

Пересмотрите использование облака

Облако, очевидно, является отличным инструментом для совместной работы и позволяет коллегам быстро отслеживать прогресс и быстро вносить изменения, говорит Джим Макнейл, CMO из iboss. Но облачные решения также могут создавать новые проблемы и замедлять процессы, когда они несовместимы.

«Существует так много точечных решений, организации приходят к разрастанию приложений и не могут делиться ценной информацией в облачных решениях», - говорит Макниэль. «И мы должны быть осторожны с теневыми ИТ и следить за тем, чтобы сервисы, которые мы включили, являются безопасными и обеспечивают необходимую нам функциональность».

Пересмотрите использование электронной почты

Что относительно технологии, которая тратит больше времени, чем экономит? Раджив Гупта, старший вице-президент по облачным решениям в McAfee, считает, что трудно отказаться от электронной почты в пользу других форм обмена сообщениями, но говорит, что почтовый ящик съедает время и внимание.

«Электронная почта вызывает стресс, потому что я волнуюсь, когда трачу время на сканирование неинтересных писем, чтобы не пропустить важное письмо, требующее моего неотложного внимания», - говорит Гупта. «С достижениями в области ИИ я очень надеюсь, что проблема с электронной почтой станет меньше».

Директор по IT компании Cint Оскар Карлссон говорит, что проблема заключается не в самой электронной почте, а в неэффективных методах работы с электронной почтой, которые тратят время у вас и ваших коллег».

Содержание адресов для рассылки пяти коллег для каждого письма заставляет коллег тратить время на открытие вашей электронной почты, изучать информацию, а затем выносить решение, должны ли они принять меры или нет», - говорит Карлссон. «Восемьдесят-90 процентов этих писем в любом случае не предназначены для этих людей, а это означает, что вы создаете огромную неэффективность в своей организации. Когда вы добавляете новых людей в беседу, делайте это с определенной целью и суммируйте информацию или действие, необходимое для этого чтобы избежать необходимости прокручивать цепочку писем на пять недель, чтобы понять, какие действия им нужно предпринять».

Избегайте практики водопада

Ник ДиЛизи, руководитель технологии и технический директор eMoney, советует вам сократить любой процесс, в котором одна команда передает задания другой, вместо того, чтобы использовать более современные подходы.

«Традиционный подход к разработке программного обеспечения, такой как “водопад”, вымер, - говорит Дилиси. «Технологическим командам необходимо сосредоточиться на обеспечении того, чтобы их процессы имели самый короткий цикл разработки. Технология меняется крайне быстрыми темпами, и команды должны оставаться гибкими и адаптироваться к этим изменениям».

Развивайте сеть

DiLisi рекомендует развивать свою профессиональную сеть и включ задействовать вашу сеть в процесс принятия решений - путем поиска опыта ваших коллег.

«Вы можете поднимать вопросы и черпать идеи, что невероятно важно для облегчения вашей мозговой деятельности», - говорит Дилиси. «Хотя многие могут подумать, что определенные проблемы уникальны для наших собственных организаций, общение с другими людьми быстро напоминает нам о том, что все работают по сходным вопросам и могут даже помочь вам».

Исключите ненужные пилотные проекты

DiLisi утверждает, что вы можете сэкономить время, избегая создания технологий, которые не решают проблему бизнеса.

«Когда давно существующие предприятия используют слова, такие как доказательство концепций (POC) для таких технологий, как облако, искусственный интеллект и машинное обучение, на самом деле им не нужен POC», - говорит он. «Тем не менее, компаниям все еще нужно понимать эти технологии и как они могут применять их к потребностям бизнеса. Технологии созревают быстрыми темпами, и такие вещи, как POC, приводят к дорогостоящим расходам, которые не приносят большой ценности для  бизнеса».

Быстро устраняйте ненужные функции

Sungard's Fielding говорит, что фирмы, работающие над внедрением гибких или DevOps-практик, должны найти настраиваемый, поддерживающий инструмент, который поможет вам в этом процессе.

«Крайне важно, чтобы затем узнать, какие функции дают вам и команде руководства информацию, необходимую для изменения, корректируйте курс по мере необходимости, чтобы обеспечить безостановочное движение вперед», - говорит она. «Важно выяснить, какие функции добавить ценность и быстро отказаться от тех, которые этого не делают. Не имея правильной информации, вы можете двигаться дальше.

Избегайте дублирования

Ищите один путь доставки, - говорит Джефф Гилл (Jeff Gill), ИТ-директор Neustar, чтобы избежать дублирования процессов, которые накладываются на бизнес или клиентов.

«Важно, чтобы ИТ-команды имели четко определенный процесс приема новых идей и стратегических целей», - говорит Гилл. «После того, как будут заданы цели, четкое определение приоритетов и создание четко определенных ИТ-проектов позволит техническим командам понять, что необходимо сделать. Они могут более тщательно сосредоточиться на выполнении этапов доставки, которые согласуются с заранее определенным графиком, объемом и бюджетом. В конечном счете, экономия времени вступает в силу, когда технические команды избегают повторной работы».

Укажите на проблемы и дайте команде их решить

«Гилл» Нойстара подчеркивает откровенную связь между рабочими группами, разработкой эффективных очередей проектов и ведением панелей мониторинга для бесперебойной работы проектов.

«Для меня это в меньшей степени касается технологий и в большей - рабочих привычек», - говорит Гилл. «Как правило, ИТ-специалисты являются образованными решателями проблем. Я считаю, что более эффективно сосредоточиться на выявлении проблем и помогать командам выбирать, какие проблемы решать в первую очередь, а не только фокусироваться на экономии времени. Чаще всего технические команды будут выбирать свои собственные инструменты и технологии для решения проблемы времени».

Сократите частоту собраний

Джон Престрайдж, главный специалист по маркетингу и старший вице-президент компании EasyVista, не является поклонником постоянных встреч и считает, что ежедневный “scrum” должен быть одной из первых вещей, от которых нужно уходить, когда нужно оптимизировать процессы.

«Эти встречи приводят к сосредоточению на отчетах о состоянии, вместо сотрудничества в режиме реального времени и решения проблем», - говорит Пестрайдж. «Собрания должны быть назначены для решения проблем, и они должны длиться только на период, необходимый для достижения требуемых результатов».

Используйте правильное программное обеспечение для повышения производительности

Престрайдж, как и многие другие вышеупомянутые, предпочитает избегать электронную почту для взаимодействия, считая это контрпродуктивным и отвлекающим. Вместо этого он предпочитает инструменты, разработанные специально для сотрудничества.

«Slack очень полезен для асинхронного сотрудничества вокруг ключевых проектов, - говорит Prestridge, - и поддерживает более гибкий подход к работе, который ускоряет прогресс проекта. Это поможет вам быстро перейти к проекту и увидеть диалог и связанные с ним документы. Trello хорош для определения приоритетов и видимости ваших проектов. Это отлично подходит для того, чтобы держать перед собой приоритетные приоритеты ».

Отвергайте то, что не работает

Несколько опрашиваемых нами экспертов сказали, что способ а-ля «мы всегда так делали», - это предупреждающий сигнал об использовании неэффективных или устаревших практик.

«Новые технологии должны приносить новую эффективность, которые, по определению, ставят под сомнение более древнее мышление», - говорит Тим Макки, технологический евангелист Synopsys Software Integrity Group. «Например, лучшие практики для того, как вы устанавливаете устаревшее приложение, на самом деле представляют собой рискованные модели при применении к контейнерам или приложениям без сервера».

Прекратите ворошить прошлое

В то же самое время, McNiel из iboss говорит, что предвзятость восприятия может привести к тормозам в цифровой трансформации. Он часто удивляется, когда руководители застревают в том, что было сделано раньше.

«Вы не можете решить новые проблемы со старым мышлением, - говорит Макниэль. «Вам нужно сосредоточиться на желаемых результатах. Ответы, которые вам нужны, лежат в вопросах, которые вы задаете. Слишком часто организации подавляют любопытство, и это полная противоположность тому, что им нужно делать».

Завяжите отношения с юристами

Рано или поздно, говорит Макки, вы столкнетесь с ситуацией, когда вам понадобится совет юридического представительства вашей фирмы. Чтобы ускорить работу, свяжитесь с ними, прежде чем они вам понадобятся.

«По статистике, вещи, например проблемы с управлением ИТ, в какой-то момент будут ошибочными, а ваша юридическая команда на вашей стороне с самого начала сделает проблему более гладкой и поможет избежать конфликтов», - говорит Макки. «Кстати, это сильно связано с пониманием того, как происходят риски внутри организации».

Следите за расползанием возможностей

Задержки могут исходить из якобы экономящей время технологии, которая оказывается плохой для вашей организации, что приводит к неконтролируемым расходам и потерянному времени, говорит Макки.

«Измерьте успех и возьмите команды, отвечающие за свои проекты и объем проектов», - утверждает он. «Мы все видели, как крупные бюджетные ИТ-проекты расползаются по объему и бюджету с результирующими задержками запуска. Более успешные проекты, как правило, начинаются с малого, а затем доказывают себя и укрепляют успех, изучая, как лучшие отраслевые практики работают в рамках правил управления для их организации. Иными словами, существует более чем один способ решения проблемы, и иногда борьба с организационной инерцией не является продуктивной ».

Пересмотрите технологию первого поколения

По словам Филдинг Сунгара, зачастую следует относиться с осторожностью к технологии в первой версии, которая часто сопровождается сопутствующими ловушками и потерей производительности, в том числе потенциально имея дело с совершенно новой компанией после выкупа.

«Важно оценить, какие новые технологии, которые поддерживают организационные изменения, стоят того риска, и когда лучше ждать следующего поколения, - говорит она. «Новые технологии, которые поддерживают организационные изменения, не без риска. Я видел ряд новых инструментов планирования и решений для хранения данных, которые упрощают общую стоимость владения, но позже приобретаются или заменяются».

Управление многозадачностью

Престрайдж говорит, что сотрудники более продуктивны, когда у них есть инструменты, необходимые для управления временем и приоритезации проектов. Он также советует найти способы держать команду в задаче.

«Хорошее программное обеспечение для совместной работы, такое как Slack и Microsoft Teams, заключается в том, что вы можете информировать свою команду о своих обновлениях или просить группу о помощи по проблеме, которую вы имеете, и можете сэкономить время на поиск нужного человека», - говорит Престрайдж. «Недостатком является то, что это также служит одним из величайших прерывателей нашего времени и заставит вас отказаться от вашего глубокого мышления, необходимого для более сложных задач. Для ИТ-программиста это может быть разрушительным, поскольку вам необходимо сосредоточиться и создать поток для решения сложных проблем, и, будучи прерванным, вы можете выполнять только мелкую работу. Я думаю, что речь идет о дисциплине - как использовать эти инструменты на любом этапе работы, чтобы сделать его наиболее продуктивным для вас. Вы хотите уменьшить многозадачность, чтобы улучшить глубокое мышление и качество работы».

No Comments