Говорят, что общение - это «кислород распределенной компании». И это хорошая аналогия, потому что удаленным командам необходимы хорошие коммуникационные стратегии для эффективной работы.

Просто подумайте о том, как взаимодействуют  друг с другом офисные команды: есть традиционные встречи, мозговой штурм вокруг доски, врывание в чей-то офис, чтобы быстро задать вопрос, обсуждение сложной проблемы тет-а-тет в обед, общение в комнате отдыха и другие способы взаимодействия.

Сложность в том, как создать возможности для общения, если ваша команда рассеяна по нескольким городам или странам?

Если вы входите в состав ведущей команды или являетесь ее руководителем, то вы должны понимать насколько важны эти типы взаимодействий при формировании команды и чувства ее единения.

Джаред Пончот, креативный директор Lullabot (полностью распределенная компания), предлагает три типа коммуникаций, которые все удаленные команды должны использовать в своих рабочих процессах

Асинхронная связь

Это основа многих распределенных команд, особенно тех, которые находятся в разных часовых поясах. Как следует из названия, асинхронная связь не осуществляется синхронно. Вместо того, чтобы вести живую беседу в реальном времени, происходит обмен данными туда-обратно в письменной форме, в зависимости от расписания каждого человека.:

Для удаленных команд, где большинство взаимодействий происходит в Интернете, это, скорее всего, будет выглядеть следующим образом: один человек оставляет сообщение в приложении для обмена сообщениями, например Slack или Skype, а другой читает и отвечает по своему усмотрению. Такой метод лучше использовать для вопросов или разговоров, которые не зависят от времени.

Примеры: электронная почта, прямой обмен сообщениями, публикация обновлений или проблем на платформах управления проектами (GitHub, Trello, Basecamp и т. Д.).

Синхронная связь

Этот тип связи синхронизирован - два или более человека соглашаются обмениваться данными одним и тем же методом и одновременно. Он может осуществляться в как письменной, так и в иной форме.  Классический пример синхронной связи - старые добрые телефонные звонки, но современные технологии дали нам множество других возможностей.

Синхронная связь - хороший вариант, когда что-то нужно делать быстро, или когда важно задавать вопросы и получать немедленные ответы или позволять участникам обсуждать идеи друг друга и получать активную обратную связь.

Примеры: чат, видеозвонки или встречи, голосовые вызовы в Интернете, телефонные звонки.

Личное общение

Многие полностью удаленные компании планируют полугодовые встречи для отдельных команд и / или всей рабочей силы. Независимо от того, встречаются ли они просто для развлечения  или проводят семинары, конференции или что-либо еще, - личные встречи любого типа, помогают командам «перезаряжать нематериальные активы, которые технология не может захватить», как это делает Скотт Беркун в своей книге «Год без штанов: WordPress.com и будущее работы».

Пончо указывает, что некоторые вещи действительно трудно достижимы, если люди не находятся в одном месте, например:

• выстраивание взаимоотношения
• разработка стратегии и видения
• решение сложных проблем или конфликтов

Но как вы можете освободить время для всех этих типов общения в повседневных взаимодействиях вашей команды? Если есть план,  эффективная дистанционная командная связь не будет сложной. Вот шесть советов, основанных на опыте успешных распределенных команд:

6 советов по эффективному общению с вашей удаленной командой

1.  Определите цель для каждого способа связи

Сегодня, с таким количеством коммуникационных инструментов и приложений так легко внедрить их все в рабочий процесс вашей команды, чтобы поощрять интенсивное общение. Но больше - не всегда лучше,  и слишком много способов общения могут вызвать хаос.

Когда общение становится свободным для всех и перестает носить стратегический характер, инструменты коммуникации, которые должны экономить время и повышать эффективность, могут начать превращать каждую минуту в возможность для беседы.

Такое постоянное отвлечение может мешать работе членов команды и понизить их производительность.  Но переизбыток связи можно ограничить, если дать каждому инструменту определенную цель. Вместо того, чтобы дать сотрудникам свободно регистрироваться в Skype, Slack или Hipchat, можно назначить Skype для разговоров в режиме реального времени или срочных разговоров, а Slack для сообщений, с назначением канала для развлечения или неофициальные беседы.

Когда у сотрудников есть четкое видение того, как наилучшим образом связаться с товарищами по команде в каждой ситуации, каждый может избежать потраченного впустую времени, разочарования и пропущенных связей.

2. Используйте инструменты календарного планирования и управления задачами

Когда члены команды находятся в разных местах и могут работать в разные часы, необходимо с особым вниманием отслеживать, когда люди доступны и какая работа выполняется, особенно при выполнении проектов, требующих участия нескольких людей.

Обмен онлайн-календарями или расписаниями, публикация обновлений о доступности и времени и использование ссылок, таких как Every Time Zone или World Time Buddy, при планировании встреч или других командных действий, могут быть хорошей практикой.

Или выберите многофункциональный инструмент, такой как WorkSmart, чтобы поддерживать свою команду: менеджеры и их отчеты могут синхронизировать свои календари, видеть, кто работает в любой момент времени, отслеживать время и производительность и многое другое.

3. Настройте “виртуальный кулер”.

В офисе, чтобы узнать ваших коллег, не требуется особых усилий - ведь вы и так постоянно проводите время вместе: работаете бок о бок, обедаете вместе, обсуждаете проекты, болтаете около кулера (или кофе-автомата, стола для пинг-понга и т.д.). Коллеги обязательно узнают друг друга лично.

Но у распределенных команд нет такой возможности, поэтому вы должны для них создать способы личного общения.

Создайте онлайн-пространство (чат-комнату, блог, группу Facebook и т. д.) для общения, не связанного с работой и просто для удовольствия. Это поможет уменьшить чувство дистанции между членами команды и создать чувство сообщества.

К примеру, у компании Buffer есть комната на Hipchat только для обмена музыкой, а Automattic поддерживает тематические микроблоги, где товарищи по команде могут обсуждать общие интересы.

4. Используйте контрольные модули

Зачастую менеджерам необходимо знать, насколько хорошо работают их удаленные отчеты.

Составление списка отслеживания прогресса или списка дел в части рабочего процесса вашей команды может дать вам некоторое спокойствие. Он не только может служить инструментом мотивации и подотчетности, но также может функционировать как асинхронный способ для членов команды оставаться в курсе задач и проектов.

Некоторые популярные опции для проверки включают Trello, Asana, Todoist и Weekdone.

5. Отмечайте успехи

Когда сотрудники работают удаленно от основного офиса, они могут не знать о том, что происходит с остальной частью команды. Или они могут даже почувствовать, что их работа не признана.

Это чувство можно предотвратить. Поддерживайте моральный дух команды и вознаграждайте хорошую работу, публично признавая достижения - как на индивидуальном, так и на групповом уровне. Нет ничего, что подпитывало бы команду больше, чем чувство, что они работали вместе, чтобы чего-то добиться.

6. Следите за тоном ваших сообщений

Одной из самых больших недостатков письменного общения является его восприимчивость к неправильному толкованию или непониманию. Без визуальных и вербальных сигналов, таких как выражение лица, язык тела, интонация и другие сигналы, которые мы используем для определения значения, сообщения иногда могут встречаться как краткими, сердитыми или грубыми, когда они не должны были быть такими.

Вот почему стоит потратить время, чтобы просмотреть каждое сообщение, прежде чем отправлять его, возможно, написать немного больше, чем вы могли бы склоняться к переполнению - просто чтобы убедиться, что ваш смысл максимально ясен.

Многие удаленные команды считают, что использование смайликов иногда помогает гуманизировать, разъяснять или облегчать тон сообщения, но, конечно, это будет зависеть от культуры вашей компании и того, что считается профессиональным, а что нет.

No Comments