В каждой компании рано или поздно приходит время для смены и (или) модернизации систем, будь то смена или консолидация системы управления контентом (CMS), миграция и (или) объединение веб-сайтов или даже изменение стратегии корпоративного контента. Каждая из этих ситуаций различна, но их объединяют основные концепции.

Часть 1 - Что это? каковы общие черты процесса перехода и что необходимо учитывать при этом

Часть 2 - Как успешно осуществить переход с помощью различных стратегий и как вы можете успешно планировать свои миграции контента. Итак, начнем!

Что такое контент?

Контент - это любой тип информации, хранящейся в вашей системе. Это может быть что угодно: от текстового документа, таблицы, файла сценария, html-файла или даже от таких вещей, как чертежи или изображения. Вы можете найти контент в существующих системах CMS, веб-сайтах, электронных почтовых сообщениях, облаках в любом месте, где сможете считывать или взаимодействовать с информацией. Но это не все. Контент также включает в себя нематериальные вещи, такие как метаданные, разрешения, способы их размещения, места их хранения и т. д. Вся эта информация и данные об этой информации считаются контентом.

Позвольте привести пример. Представьте, что наша система была домом, и все вещи внутри нашего дома были нашим содержимым - контентом. Мы могли бы легко найти все предметы, такие как диван, телевизор, кровать, холодильник и т. д. Это будет такой же контент, как наши документы. Что относительно нематериальных активов? Какой цвет у дивана, где расположен телевизор? Каков размер наших кроватей и в каких комнатах они находятся? Это все «нематериальные активы» в отношении нашего контента.

Что такое миграция контента?

Миграция контента - это его перемещение между системами. Будет ли это другая система или даже та же самая система с новой информационной архитектурой. Обычно существуют два типа миграции контента:

1. Веб-контент. Обычно это веб-страницы, файлы сценариев, информация на веб-странице, сценарии, документы, ссылки и изображения
2. Совместные или общие файлы. Обычно это офисные документы, такие как Word, Excel, PowerPoint, PDF, изображения, списки

Любой тип миграции контента - это большая работа, которая задействует как владельцев контента, так и технические активы в ИТ. Есть способы автоматизировать миграцию, но всегда будет необходимость в ручной работе.

Каков план?

Итак, теперь, когда мы знаем, что такое контент, и что такое миграция контента, как мы ее можем осуществить? Есть пять простых шагов для ее проведения.

1. Проведите инвентаризацию всего содержимого

Инвентаризация является самым важным шагом при любой миграции контента. Вам нужно знать, сколько у вас контента и что именно вы пытаетесь переместить. Самый простой способ учесть необходимую информацию - использовать определенный инструмент. Для веб-контента вы можете использовать инструмент SEO-Spider, например Screming Frog, а для совместных документов на общем доступе к файлам, вы можете использовать WinDirStat, а для реализации SharePoint вы можете использовать скрипт Powershell.

Следующая информация - это начало того, что вам нужно начать собирать. Это не исчерпывающий список, но это основа:

• ID (если применимо)
• Название
• Местоположение (URL или путь)
• Тип (тип страницы [например, целевая страница, рекламная страница], обычно применимый к веб-сайтам)
• Тип файла (.html, .aspx, .doc, .xlsx, .pptx и т. д.).
• Ссылки (ссылки, которые находятся на странице или внутри документа)
• Функциональность (если страница или документ имеет любую функциональность)

2. Аудит всего найденного вами контента

Теперь, когда мы провели инвентаризацию всего контента, с которым мы будем работать, нам нужно его проанализировать. Вероятно, у вас есть огромная электронная таблица всего существующего контента. Нам нужно понять, что мы хотим переместить, нужно ли его переписывать, комбинировать, удалять или перемещать в том виде, какой он есть.

Для веб-сайтов существует множество методов аудита контента, одним из наиболее значимых является анализ ROT. ROT означает избыточный, устаревший, тривиальный. Этот метод помогает удалить любой контент, который мы не должны переносить.

3. Определите новую стратегию таксономии и метаданных

Таксономия и ИА (информационная архитектура) - это в основном способ организации сайта и того, как он представлен пользователю. Оба они являются основными для того, чтобы пользователь мог легко найти важный для него контент.

Метаданные также помогают пользователю быстро находить и сортировать информацию, которая им представляется.

4. Обучите своих пользователей

В зависимости от ситуации переход в новую систему CMS может быть сложным. Особенно при изменении культуры традиционного совместного использования файлов на веб-CMS. Обучение ваших пользователей использованию новой системы поможет им понять преимущества миграции или обновления.

5. Создайте стратегию управления

Управление - это шаг, о котором забывает большинство людей. При любой хорошей реализации новой системы сильная стратегия управления может помочь установить на предприятии определенную политику, роли, обязанности и процессы, чтобы управлять, направлять и контролировать то, как организация принимает решения.

No Comments