Во-первых, давайте говорить прямо: многие из нас любят электронные таблицы. Однако, от работы с ними мы получаем недостаточно. Простого упоминания о сводных таблицах вполне достаточно, чтобы привести нас в бешенство. И мы вынуждены задерживаться после пяти вечера по пятницам, на всю используя функцию Excel VLOOKUP. Честно, мы просто вынуждены...

К счастью, нам удается сдерживать нашу "непоколебимую страсть" к таблицам. Но что происходит, когда компания становится более зависимой от таблиц? Может быть, избыток Excel присутствует и в вашей компании? Мы бы подумаем именно так, если Вы обнаружите, что большинство ваших сотрудников все же пользуются электронными таблицами для выполнения большинства своих задач и редактирования данных, разработка базы данных может быть вашим светом в конце тоннеля.

Да, это действительно правда, что разработка, создание и развертывание базы данных может быть довольно дорогостоящим и трудоемким делом, но, если ваши требования к обработке данных достигли определенного критического уровня, Вы не можете больше позволять себе мириться с недостатками таблиц.

Нет ничего хуже, чем пробовать открыть таблицу с данными, которые по какой-либо причине отсутствуют или повреждены в то время, как вы знаете, что это не так. Обмен электронными таблицами довольно сложный процесс, а результат может быть искажен, неверно отформатирован или документ может попросту потеряться.

База данных же, напротив, содержит центральное хранилище данных с определенным интерфейсом, который ограничивает пользователей к обновлению и редактированию данных, так что они всегда появляются в одном формате для всех пользователей. Это сводит к минимуму возможность ошибки, вызванной разными действиями человека и позволяет сэкономить дорогостоящее время.

Ограничение к доступу для таблицы

По указанным выше причинам только лишь одному пользователю может быть предоставлено право редактировать и обновлять электронные таблицы в один момент времени. Тогда как сразу несколько человек могут пользоваться базой данных, что позволяет избежать таких проблем, как несвоевременность заполнения данных, упущение нужных значений и общая неэффективность.

Базы данных могут быть использованы и обновлены двумя или более сотрудниками одновременно.

Безопасность

Защита данных по причинам коммерческим и конфиденциальным является большой проблемой для многих компаний. Компьютеры с незащищенным доступом делают возможным просмотр данных чуть ли не для каждого прохожего. База данных может быть не только защищена паролем, но и различными уровнями защиты, установленными для каждого пользователя в отдельности. Так, например, доступ к конфиденциальным данным может быть заблокирован цифровым замком.

Уязвимость

Есть ли у ваших таблиц, которые вы разбросали на жестком диске своего компьютера резервные копии? Что произойдет с данными в случае их утери? Резервное копирование многочисленных разрозненных файлов может быть сложной задачей - особенно, когда люди хранят их в личных папках.

Опять таки, программист базы данных может разработать систему, позволяющую держать все данные в одном месте, что позволит с легкостью создавать резервные копии и застраховать себя от необратимой потери данных.

Ограниченный срок работы

Часто таблицы настроены таким образом, чтобы удовлетворять вкусам пользователей и их индивидуальным особенностям. Конкретный работник может пользоваться таблицей в своих целях каждый день в течении многих лет. Когда же он уходит с работы, новому пользователю чаще всего приходится создавать новый документ - может не устроить стиль обработки данных предыдущего работника или файл, и вовсе мог быть уже удален.

Профессиональное проектирование базы данных означает, что ваши данные будут упорядочены и доступны наиболее эффективным способом, поэтому новым сотрудникам не придется тратить силы и время на то, чтобы заново изобрести колесо.

Мы не "пинаем" ногами табличный метод, но очевидно, что когда у вас, как у руководителя накопился слишком большой объем данных, чтобы работать с ними при помощи таблиц, стоит прибегнуть к разработке базы данных. Повышение эффективности и снижение разочарования - именно это принесет вам хорошо спроектированная и установленная база данных.

Но, если формулы и форматирование ячеек будоражит вас до сих пор, вам могут понадобиться более убедительные факты для рассмотрения.

No Comments